下一步是组织有用的数据，整理数据库之间的关系以及建立数据库。在数据库建立后，为了对它们进行管理和维护，需要有一个确定的程序去定义和处理目标、方法和数据库结构类型。一个易于管理的数据库系统允许印刷者为可变印刷有效收集、存储和恢复资料与信息。
    2.增值计划

    要确定印刷品的内外都能展现出能真正引人注意的个性化的东西。个性化邮件印刷品最重要的特性是要让接受者去打开它，因为大多数邮件印刷品还没打开就被人扔掉了。

    邮件印刷品的内容应该是面向接受者的。一个词或一张图片的选择都要根据设计者对接受者个人的详细面的精确了解来决定。为了显示出消费者的爱好，设计者不得不对数据库?的每个接受者有真正的、实质性的了解。

    3.可变印刷计划

    可变印刷计划成本的大部分在于数字印刷机的供给和零部件上，如调色剂。让成本控制在最小的适当方法是：在平版印刷机上先印上不可变的信息，然后数字印刷机上再印上个性化的信息。

    邮件印刷机上印坏的印张可能会给可变印刷带来问题，因为印坏的印张意味有的人将接受不到印张传递的信息，为了将信息传递给100%的对象人群，必须重新制定预先计划或重新获得生产过程。

    4.软件的选择

    为了生产出实际的印刷复制品，必须利用适当的软件，将可变的信息和数字印刷设备结合起来。我们有许多可用的软件程序，每种都有它自己特有的功能。因此，为了选择合适的软件，必须要进行细致的调查研究。当今的可变量据库软件提供了范围很广的性能，并被各种各样的应用作为目标对象。最适当的数据库软件依赖于它的运用或利用它生产出来的文件的类型。在特殊的可变量据库运用阶段内，在这当中可供选择的工具很多。区别这些程序的最好的方法之一是对每个程序提供的适应性和可量测性的标准进行评估。

    适应性是一种软件的易用性和支持范围广泛的可变量印刷运用能力的量度标准。比如，易用的图形界面和对不同元素（包括文本、图像和版式设计）的位置、方向、属性的完善控制。可量测性是软件根据Posts cript文件的大小和可变记录的数量来调节大量可变量据工作的能力的量度标准。另外，可升级的软件能支持多数的客户机和服务器平台。

    可变量据库软件的选择过程从评估可变印刷运用的复杂性开始，然后决定这种运用要求的适应性和可量测性的程度。低端的运用要求中等的适应性，但是因为输出任何地方的范围的量是从低到高，它们要求更高的可量测性。高端的运用包括复杂的图形放置、多平台处理以及大量的输出。因此，适应性和可量测性的标准要求都很高。在选择软件的时候，人们应该确信它的适应性能满足计划的执行，可升级性能满足输出量的执行。

    除了软件的适应性和可量测性，用户也需要知道一些软件和某种前端或输出设备捆绑在一起，一些能输出像Posts cript文件之类的可变量据文件，这些文件能被传送到任何数字印刷设备上。

    5.数字印刷机的选择

    在可变印刷中生产出最后的印刷品时，印刷机性能仍然是一个重要考虑因素。